Administrowanie cmentarzem i jego utrzymanie obejmuje w szczególności następujące czynności:

- prowadzenie dokumentacji cmentarza w formie elektronicznej i papierowej w zakresie wymaganym stosownymi przepisami, tj. prowadzenie księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu oraz alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu (księgi cmentarne),

- umieszczenie na własnej stronie internetowej i stronie miasta Grajewo wyszukiwarki grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym,

- nadzór nad właściwym zagospodarowaniem cmentarza, w tym:

• wytyczanie miejsc pochówków i usytuowania grobów,

• oznaczenie sektorów grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu,

• wytyczanie usytuowania pomników i grobowców oraz nadzór nad prawidłowością ich usytuowania,

- zawieranie w imieniu Miasta umów na korzystanie z kwater pod groby,

- wydawanie zgody na postawienie pomnika,

- pobieranie opłat za czynności związane z wytyczaniem usytuowania pomnika i grobowca oraz opłat za kwatery pod groby, zgodnie z aktualnym cennikiem wprowadzonym przez uprawniony organ,

- prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami za korzystanie
z cmentarza komunalnego,

- sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu w/wym. opłat,

- udostępnianie cmentarza zakładom pogrzebowym i wykonawcom pomników oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac,

- ponoszenie odpowiedzialności za wypadki oraz za szkody na mieniu i zdrowiu, wynikające
z niewłaściwego utrzymania cmentarza,

- zapewnienie biura zlokalizowanego w mieście Grajewo, na potrzeby obsługi klienta
i prowadzenia spraw administracyjnych,

- prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi,

- nadzór nad przygotowywaniem miejsc pochówku zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby
i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków,

- czuwanie nad właściwym przebiegiem ceremonii pogrzebowych, dbanie o właściwe przygotowanie miejsca pochówku, zapewnienie prawidłowego dojazdu lub dojść do tego miejsca oraz ochronę sąsiednich grobów i nagrobków,

-zapewnienie możliwości kontaktu z pracownikiem administracyjno - technicznym poza godzinami pracy biura Wykonawcy,

-ponoszenie wszelkich kosztów związanych z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponoszenie pełnej odpowiedzialności za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie tych kontroli,

- usuwanie na swój koszt wszelkich szkód, które powstały w trakcie wykonywania prac,

- dokonywanie rozliczeń opłat, o których mowa wcześniej do 10 - tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 10 - tego dnia następnego miesiąca przekazać Miastu szczegółowe rozliczenie za poprzedni miesiąc w postaci wykazu wykonywanych czynności i pobranych opłat,

-dokonywanie wpłaty opłat, o których mowa wyżej na konto Urzędu Miasta w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawcaw przypadku wystąpienia różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a wpłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Miasta, ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego,

- w przypadku nieterminowego dokonania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za zwłokę,

- Zamawiający jest uprawniony do dokonywania kontroli ksiąg cmentarnych, ksiąg rachunkowych oraz wszelkiej dokumentacji księgowo - finansowej dotyczącej przychodów z tytułu wnoszonych opłat cmentarnych,

- zawieranie wszelkich umów w swoim imieniu, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania cmentarza oraz do ponoszenia opłat za dostawę wody, odbiór odpadów komunalnych i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza.

2) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza, w tym:

a) utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych,

b) w okresie zimowym odśnieżanie i zwalczanie śliskości alejek cmentarza oraz dróg

dojazdowych,

c) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość pojemników do gromadzenia odpadów i ich

sukcesywne opróżnianie w miarę napełniania,

d) ponoszenie kosztów wywozu i zagospodarowania odpadów,

e) wyposażenie cmentarza w kabiny toaletowe TOI-TOI (szt. 4) i ich utrzymanie w czystości wraz
z serwisem.

3) Utrzymanie zieleni, w tym:

a) sukcesywne koszenie trawy i zbieranie nieczystości na terenie cmentarza,

b) pielęgnacja drzew i krzewów.

4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia, w tym:

a) bieżące utrzymanie we właściwym stanie cmentarza i infrastruktury technicznej (ogrodzenie, nawierzchnie alejek cmentarnych, sieć wodociągowa i kanalizacja deszczowa, punkty czerpania wody).

2.Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w tej ustawie. Dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów będą załącznikiem do wystawianej faktury i podstawą do wypłaty należności za wykonaną usługę.

3. Administrowanie cmentarzem odbywać się będzie zgodnie z przepisami zawartymi m.in. w:

1) Ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

(tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1411),

2) Ustawie z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity Dz. U. z

2024 r. poz. 576),

3) Rozporządzeniu Ministra Infrastrukturyz dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą

spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008 r. Nr 48 poz.

284),

4) Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w

sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.),

5) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami

i szczątkami ludzkimi (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1910),

6) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U.

z 2023 r. poz. 2734),

7) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych,

w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób

zmarłych na te choroby (Dz. U. z 2001 r. Nr 152, poz. 1742),

8) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania

zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011 r. Nr 75, poz. 405),

9) Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1, L 127/2),

10) przepisach wydanych przez właściwy organ w sprawie ustalenia wysokości opłat za usługi

cmentarne i korzystanie z cmentarza komunalnego na terenie miasta Grajewo (obecnie

Zarządzenie Nr 353/16 Burmistrza Miasta Grajewo z dnia 2 grudnia 2016 r.).

4. Stosownie do dyspozycji art. 95 ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej przez Zamawiającego czynności, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy:

- prowadzenie administracji cmentarzem komunalnym,

- nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku oraz nadzorowanie wykonywania grobowców
i pomników, wyznaczanie miejsc pod groby.

5. Szczegółowe warunki realizacji wymagań określonych przez Zamawiającego na podstawie art. 95 ustawy, w szczególności sposób dokumentowania zatrudnienia, uprawnienia Zamawiającego
w zakresie kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań, o których mowa powyżej oraz sankcje
z tytułu niespełnienia tych wymagań określają projektowane postanowienia umowy stanowiące załącznik do niniejszej SWZ.

6. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnieniem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt. 2 Pzp.

7.Wykonawcaponosi pełną odpowiedzialność za szkody w mieniu oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków pracowników i osób trzecich, powstałe w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy.

8.Przedmiotzamówienia zgodnie z CPV:

· 98371111-5 – usługi utrzymania cmentarzy

9.Zamawiający nie przewiduje złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych.

10. Zamawiający nie prowadzi postępowania w celu zawarcia umowy ramowej.

11.Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 Pzp.

12. Zamawiający nie zastrzega obowiązku przeprowadzenia wizji lokalnej.