Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie zadań związanych z administrowaniem
i utrzymaniem cmentarza komunalnego przy ul. Pułaskiego w Grajewie w okresie od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.

1) Administrowanie cmentarzem i jego utrzymanie obejmuje w szczególności następujące czynności:

- prowadzenie dokumentacji cmentarza w formie elektronicznej i papierowej w zakresie wymaganym stosownymi przepisami, tj. prowadzenie księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu oraz alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu (księgi cmentarne),

- umieszczenie na własnej stronie internetowej i stronie miasta Grajewo wyszukiwarki grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym,

- nadzór nad właściwym zagospodarowaniem cmentarza, w tym:

• wytyczanie miejsc pochówków i usytuowania grobów,

• oznaczenie sektorów grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu,

• wytyczanie usytuowania pomników i grobowców oraz nadzór nad prawidłowością ich usytuowania,

- zawieranie w imieniu Miasta umów na korzystanie z kwater pod groby,

- wydawanie zgody na postawienie pomnika,

- pobieranie opłat za czynności związane z wytyczaniem usytuowania pomnika i grobowca oraz opłat za kwatery pod groby, zgodnie z aktualnym cennikiem wprowadzonym przez uprawniony organ,

- prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami za korzystanie
z cmentarza komunalnego,

- sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu w/wym. opłat,

- udostępnianie cmentarza zakładom pogrzebowym i wykonawcom pomników oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac,

- ponoszenie odpowiedzialności za wypadki oraz za szkody na mieniu i zdrowiu, wynikające
z niewłaściwego utrzymania cmentarza,

- zapewnienie biura zlokalizowanego w mieście Grajewo, na potrzeby obsługi klienta
i prowadzenia spraw administracyjnych,

- prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi,

- nadzór nad przygotowywaniem miejsc pochówku zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby
i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków,

- czuwanie nad właściwym przebiegiem ceremonii pogrzebowych, dbanie o właściwe przygotowanie miejsca pochówku, zapewnienie prawidłowego dojazdu lub dojść do tego miejsca oraz ochronę sąsiednich grobów i nagrobków,

-zapewnienie możliwości kontaktu z pracownikiem administracyjno - technicznym poza godzinami pracy biura Wykonawcy,

-ponoszenie wszelkich kosztów związanych z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponoszenie pełnej odpowiedzialności za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie tych kontroli,

- usuwanie na swój koszt wszelkich szkód, które powstały w trakcie wykonywania prac,

- dokonywanie rozliczeń opłat, o których mowa wcześniej do 10 - tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 10 - tego dnia następnego miesiąca przekazać Miastu szczegółowe rozliczenie za poprzedni miesiąc w postaci wykazu wykonywanych czynności i pobranych opłat,

-dokonywanie wpłaty opłat, o których mowa wyżej na konto Urzędu Miasta w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawcaw przypadku wystąpienia różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a wpłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Miasta, ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego,

- w przypadku nieterminowego dokonania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za zwłokę,

- Zamawiający jest uprawniony do dokonywania kontroli ksiąg cmentarnych, ksiąg rachunkowych oraz wszelkiej dokumentacji księgowo - finansowej dotyczącej przychodów z tytułu wnoszonych opłat cmentarnych,

- zawieranie wszelkich umów w swoim imieniu, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania cmentarza oraz do ponoszenia opłat za dostawę wody, odbiór odpadów komunalnych i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza.

2) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza, w tym:

a) utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych,

b) w okresie zimowym odśnieżanie i zwalczanie śliskości alejek cmentarza oraz dróg

dojazdowych,

c) inne drobne prace porządkowe dotyczące eksploatacji cmentarza,

d) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość pojemników do gromadzenia odpadów i ich

sukcesywne opróżnianie w miarę napełniania,

e) ponoszenie kosztów wywozu odpadów,

f) wyposażenie i utrzymanie w czystości kabin toaletowych TOI-TOI, po dwie w każdym

sektorze cmentarza.

3) Utrzymanie zieleni, w tym:

a) sukcesywne koszenie trawy i zbieranie nieczystości na terenie cmentarza,

b) pielęgnacja drzew i krzewów.

4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia, w tym:

a) bieżące utrzymanie we właściwym stanie cmentarza i infrastruktury technicznej (ogrodzenie, nawierzchnie alejek cmentarnych, sieć wodociągowa i kanalizacja deszczowa, punkty czerpania wody).